Langkah-Langkah Dalam Siklus PDSA

 

PDSA

Langka-langkah PDSA

PDSA, atau Plan-Do-Study-Act, merupakan siklus (berulang-ulang), empat tahap Model pemecahan masalah yang digunakan untuk meningkatkan proses atau melakukan perubahan.

Siklus PDSA merupakan rangkaian langkah-langkah sistematis untuk memperoleh pengetahuan dan pembelajaran yang berharga untuk perbaikan terus-menerus dari produk atau proses. Juga dikenal sebagai Deming Wheel, atau Deming Cycle, konsep dan aplikasi yang pertama kali diperkenalkan ke Dr. Deming oleh mentornya, Walter Shewhart dari Bell Laboratories yang terkenal di New York (Deming, 2015)

Tahap 1: Plan

Tugas utamanya adalah membuat tujuan yang berdsarkan pelayanan kepada atau keinginan pasien

  1. Membentuk Team

Membentuk sebuah tim yang memiliki pengetahuan tentang masalah atau memiliki kesempatan untuk melakukan upaya perbaikan. Pertimbangkan kekuatan masing-masing anggota tim yang terlibat dengan membawa dan mencari staf yang berpikiran maju.

Setelah merekrut anggota tim, kemudian mengidentifikasi peran dan tanggung jawab, menyusun jadwal, dan membuat jadwal pertemuan.

  1. Draft sebuah Pernyataan Tujuan

Jelaskan apa yang ingin Anda capai dalam Pernyataan tujuan

Cobalah untuk menjawab tiga pertanyaan mendasar:

a. Apa yang coba kita capai?

b.Bagaimana kita akan tahu bahwa perubahan merupakan perbaikan?

c.Perubahan apa yang bisa kita buat untuk menghasilkan perbaikan

3. Jelaskan Konteks dan Proses yang ada saat ini

Brainstorming (pengungkapan pendapat)

Periksa proses yang ada saat ini. Mulailah dengan meminta tim ini pertanyaan dasar:

  • Apa yang kita lakukan sekarang?
  • Bagaimana kita melakukannya?
  • Apa langkah-langkah utama dalam proses?
  • Siapa yang terlibat?
  • Apa yang mereka lakukan?
  • Apa dilakukan dengan baik?
  • Apa yang bisa dilakukan dengan lebih baik?

Untuk bisa menjawab dua pertanyaan terakhir perlu melakukan analisis SWOT (PDSA template:  Analisa SWOT)

BERMANFAAT 
(Dampak Positive)
BERBAHAYA
(Dampak Negative)
Internal KEKUATAN  Mungkin termasuk:

·    Karakteristik organisasi yang akan membantu mencapai hasil yang sukses atau mencapai tujuan

·    Sumber daya, kemampuan yang akan berkontribusi mencapai kesuksesan

Kelemahan Mungkin termasuk:

·    Karakteristik organisasi yang mungkin menghambat kesuksesan hasil / pencapaian tujuan Absences of strengths

·    “Flip sides” dari kekuatan

·    Hal yang harus dihindari ketika melaksanakan program

·    Faktor-faktor dimasa lalu yang berkontribusi terhadap kegagalan

·    Ada organisasi lain mungkin lebih baik dari Anda

External PELUANG mungkin termasuk:

·    Faktor lingkungan yang mungkin mempengaruhi / berkontribusi terhadap kesuksesan hasil

·    Tidak dipenuhinya/ tidak dilayani oleh program lain (kebutuhan pelanggan yang belum terpenuhi)

·    Perubahan mendatang untuk status quo (peraturan, social, politik, dll)

·    Perubahan dimungkinkan oleh kekuatan unik / menghilangkan kelemahan (?)

·    Faktor: Politik, Ekonomi, Sosial Budaya, dan Teknologi

ANCAMAN mungkin termasuk:

·    Faktor lingkungan yang mungkin mencegah kesuksesan hasil

·    Perubahan mendatang masih status quo (peraturan, sosial, politik, dll)

·    Faktor: Politik, Ekonomi, Sosial Budaya, Teknologi

Cobalah buat Peta SwimLane (Swimlane map)

Peta Swim Lane untuk menggambarkan secara visual proses yang ada

Membuat aliran proses setidaknya sangat berguna untuk menggambarkan proses yang saat ini terjadi. Misal, Jika tim berjalan, mungkin telah menemukan di mana masalah ini terjadi.

  • Jalan, ikuti proses
  • Karakteristik dari masing-masing proses
  • Buat peta proses saat ini
  • Siapkan roadmap (peta masadepan)

Kumpulkan Lebih Detil

Setelah struktur umum selesai, ini bisa menjadi beberapa pertanyaan yang lebih bermanfaat:

  • Berapa lama setiap proses? Setiap langkah?
  • Apakah ada variasi dalam cara proses saat selesai?
  1. Gambaran Masalah

Dengan menggunakan Pernyataan Tujuan yang dibuat pada Langkah no. 2, nyatakan tujuan yang diinginkan, gunakan data dan informasi untuk mengukur bagaimana organisasi memenuhi / tidak memenuhi pencapaian mereka.

Sebagai contoh: Jika tujuan adalah untuk memaksimalkan kualitas kehidupan kerja dari staf, mungkin bisa mendapatkan bukti melalui survey yang menjadi stressor di tempat kerja karyawan.

Menulis Pernyataan Masalah

Menulis pernyataan masalah jelas dengan meringkas kesepakatan dari tim terhadap masalah. Juga akan berguna untuk memprioritaskan masalah.

  1. Identifikasi Penyebab dan Alternatif

Menganalisis Penyebab

Untuk masalah seperti dalam pernyataan masalah, maka perlu bekerja untuk mengidentifikasi penyebab masalah dengan menggunakan tools seperti control chart, fishbone, dan work flow process map

Pada akhirnya analisis penyebab harus merangkum analisa penyebab dengan  menggambarkan dan membuktikan melalui root cause.

Periksa Peta Swim Lane, dan bertanya:

  • Apakah proses ini efisien? Berapa biaya (termasuk uang, waktu, atau sumber daya lainnya)?
  • Apakah kita melakukan langkah-langkah yang tepat dengan cara yang benar?
  • Apakah orang lain melakukan proses yang sama dengan cara yang berbeda?

Mengembangkan Alternatif

Cobalah untuk mengurangi akar penyebab dengan menyelesaikan pernyataan, “Jika kita __________, maka __________ akan terjadi. ” Pilih

alternatif (atau beberapa alternatif) yang dipercaya terbaik yang akan membantu kita memaksimalkan sumber daya dan pencapaian tujuan

Mengembangkan rencana aksi, termasuk staf/sumber daya dan uang yang diperlukan.

Tahap 2: Do

Yaitu Melaksanakan

Mulai menerapkan rencana aksi.

Pastikan untuk mengumpulkan data saat membuat swimlane map, untuk membantu mengevaluasi rencana di Tahap 3: Study.

Untuk membantu tim dapat menggunakan checksheet, flowchart, Peta Swim Lane, atau run chart yaitu untuk menggambarkan data / kejadian seperti itu yang terjadi dari waktu ke waktu.

Tim juga harus mendokumentasikan masalah, efek tak terduga, dan observasi umum yang dilakukan.

Tahap 3: Study

Yaitu menganalisis apa yg terjdi

 

Dengan menggunakan Pernyataan Tujuan pada Langkah 1: Plan, dan data yang dikumpulkan selama Tahap 2: Do, maka akan menentukan:

  • Apakah rencana Anda menghasilkan perbaikan? Dengan berapa banyak / sedikit?
  • Apakah tindakan bernilai investasi?
  • Apakah Anda melihat tren?
  • Apakah ada efek samping yang tidak diinginkan?

Anda dapat menggunakan sejumlah alat yang berbeda untuk visual review dan mengevaluasi perbaikan, seperti Pareto Chart, Control Chart dan Run Chart.

Tahap 4: Act

Yakinkan bahwa perbaikan yang dilakukan akan permanen

Memutuskan apa yang harus dilakukan selanjutnya berdasarkan hasil pengujian. Pikirkan Rencana dan Hasil :

  • Jika tim bertekad bahwa rencana yang dibuat akan berhasil, standarisasi, permanenkan. Lakukan it uterus menerus menjadi suatu budaya organisasi.
  • Perbaikan itu digunakan secara teratur. Setelah beberapa waktu, kembali ke Tahap 1: Plan dan mengkaji kembali proses belajar di mana yang dapat lebih ditingkatkan.
  • Jika tim percaya pendekatan yang berbeda akan lebih sukses, kembali ke Tahap 1: Plan, dan kembangkan rencana baru dan berbeda yang mungkin mengakibatkan keberhasilan.

Siklus PDSA yang sedang berlangsung akan menjadikan organisasi menjadi lebih efisien karena mengadopsi PDSA dalam perencanaan mereka akan:

  • Mengkomunikasikan pencapaian kepada customers internal dan eksternal
  • Mengambil langkah-langkah untuk mempertahankan manfaat dan yang sudah diraih.
  • Membuat rencana jangka panjang untuk perbaikan tambahan
  • Perilaku siklus PDSA berulang bila diperlukan

(MDH, 2015)

  1. No trackbacks yet.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: