Lean Six Sigma dalam Pelayanan Kesehatan (bag.1)

LSS bag 1Lean Six Sigma merupakan sinergi dari Lean dan Six Sigma (Gaspersz, 2007). Lean adalah metodologi perbaikan proses yang digunakan untuk memberikan produk dan layanan yang lebih baik, lebih cepat, dan dengan biaya yang lebih rendah (Antony & Laureani, 2011). Sedangkan Six Sigma adalah metodologi yang cukup akurat untuk memecahkan masalah dalam proses bisnis (Bentley & Davis, 2010). Six Sigma adalah salah satu perkembangan paling penting dan popular dalam bidang kualitas (Knowles, 2011). Six Sigma memberi potensi keuntungan yang sama-sama signifikan termasuk bagi organisasi jasa dan aktifitas non pemanufakturan (Pande et al., 2000).

Lean Six Sigma (LSS) adalah salah satu pendekatan dan trend terkini dalam konsep manajemen dan perkembangan mutu (Maleyeff et al., 2012; Russell & Taylor, 2010). LSS telah menjadi yang terdepan dari semua yang telah dikembangkan dalam manajemen mutu (E. C. Jones, 2014). LSS adalah toolkit terbaik yang dapat membantu berpikir di luar kebiasaan dalam bisnis (Arthur, 2011a). Menjadikan organisasi dan struktural berfungsi sebagai pelaksanaan mutu merupakan salah satu aspek kunci yang membedakan Lean Six Sigma dari upaya mutu sebelumnya. Lean Six Sigma memperkenalkan infrastruktur organisasi formal untuk berbagai peran implementasi mutu (Antony & Laureani, 2011)

Lean bertujuan untuk menghilangkan pemborosan (waste), memperlancar aliran. Six Sigma bertujuan untuk menurunkan variasi proses dan mengendalikan proses. Integrasi antara Lean dan Six sigma akan meningkatkan kinerja melalui peningkatan kecepatan dan akurasi (zero defect) serta perbaikan terus-menerus menuju customer value (Gaspersz, 2007). Lean dalam pelayanan kesehatan adalah konsep yang sangat jelas yang berhubungan dengan mutu, keselamatan pasien, biaya, waktu tunggu dan moral staf.  Dalam alur pelayanan pasien, fokus lean adalah aliran yaitu dengan mengeliminasi proses yang tidak perlu. Sedangkan fokus Six Sigma adalah Problem-Solving sehingga upaya perbaikan yang dilakukan memiliki kecepatan dan mutu (Arthur, 2011b; Graban, 2012). Mengimplementasikan metodologi Lean Six Sigma dengan benar akan menjadikan kombinasi ini sebagai metodologi yang sangat hebat bagi upaya perbaikan bisnis proses disebuah organisasi (Snyder & Peters, 2004).

Lean menyangkut kecepatan dan efisiensi. Sedangkan Six Sigma adalah tentang presisi dan akurasi. Keduanya pada dasarnya saling melengkapi dan ketika dikombinasikan lean dan Six Sigma dapat mengatasi proses inefisiensi (Lean) dan variasi proses (Six Sigma) sebagai upaya tunggal : Lean Six Sigma (Arumugam, Antony, & Douglas, 2012). Lean telah menjadi kunci keberhasilan Toyota. Menurut Jeffrey K. Liker (2004), Organisasi apapun, proses bisnis manapun dapat menerapkan model keberhasilan Toyota ini. Sedangkan Six sigma telah menghasilkan kisah sukses seperti pada General Electric dan Motorola.

 

Lean

Memurut Womack & Jones (1996), terdapat lima prinsip dasar dari Lean, yaitu :

  1. Value

Value adalah setiap aktifitas yang bermanfaat bagi pelanggan/pasien. Pemikiran lean berfokus pada nilai tambah pelanggan (value), setiap kegiatan yang tidak mempunyai nilai tambah adalah pemborosan (waste). Jika waste dihilangkan, maka pelanggan menerima nilai tambah layanan yang lebih. Metodologi lean memberikan beberapa petunjuk spesifik yang menentukan apa yang menjadi Nilai Tambah bagi pelanggan (Value Added-VA) dan yang tidak memberikan nilai tambah bagi pelanggan (Non Value Added-NVA) serta diperlukan tapi tidak memberikan nilai tambah (necessary but non-value adding-NNVA) (Hines & Rich, 1997).

Tiga hal berikut menurut (Sayer & Williams, 2007) dapat menentukan apakah suatu aktifitas tersebut bernilai tambah atau tidak, yaitu:

  1. Pelanggan bersedia membayar kegiatan tersebut.
  2. Kegiatan itu dapat mengubah produk atau jasa menjadi lebih berarti.
  3. Kegiatan itu harus tepat sejak pertama kali dilakukan.

Untuk memberikan nilai tambah dan peningkatan kecepatan response times dilakukan melalui eliminasi waste. Ada 9 waste yang biasa terjadi, yaitu: (1) Overproduction (Kelebihan produksi),  (2) Overprocessing (Kelebihan proses), (3) Motion (Pergerakan), (4) Transportation (Transportasi yang tidak perlu ), (5) Inventory (Inventaris), (6) Waiting (Menunggu), (7) Underutilized employees (Kurang memanfaatkan potensi karyawan), (8)  Defects (Kerusakan atau kecacatan), (9) Behavior (Perilaku) (Voehl, Harrington, Mignosa, & Charron, 2014)

2. The Value Stream.

Yaitu pemetaan proses pada value stream (aliran yang bernilai bagi pelanggan) untuk setiap produk. Memahami dan menentukan mana langkah-langkah yang bernilai tambah atau tidak (Gaspersz, 2007; Polk, 2011). Value Stream Mapping (VSM) mengidentifikasi berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proses, waktu tunggu antara langkah-langkah dalam proses tersebut serta mengungkapkan dan menggambarkan bahwa dari sudut pandang pasien, waktu yang dihabiskan untuk menunggu proses selanjutnya merupakan waste (Graban, 2012).

Menurut (Jackson, 2013), berikut adalah 4 (empat) langkah pokok proses Value Stream Mapping :

  • Tentukan value dari proses pelayanan kepada pasien dengan mengetahui a service family
  • Bangun dan analysis current-state map (Peta kondisi aktual)
  • Diskusikan dan bangun future-state map (Peta kondisi ideal)
  • Laksanakan dan sempurnakan dengan perbaikan

3. Flow

Menghilangkan pemborosan yang tidak bernilai tambah dari semua aktivitas sepanjang proses value stream. Menjaga momentum keseluruhan proses agar terus mengalir (Gaspersz, 2007; Polk, 2011). Dasar keberhasilan Toyota secara global di abad-21 fokus terhadap “proses yang mengalir” melalui proses penambahan nilai tanpa interupsi (one piece flow) (Jeffrey K. Liker, 2004)

4. Pull

Mengorganisasikan agar material, informasi dan produk mengalir secara lancar dan efisien sepanjang proses value stream menggunakan sistem tarik (pull system). Sistem yang fungsinya untuk menghindari kelebihan atau penambahan gudang. Dimana pelanggan menarik produk atau pelayanan saat dibutuhkan. Pasokan selanjutnya ditentukan oleh kebutuhan pelanggan atau hanya menggantikan apa yang telah diambil oleh pelanggan (Gaspersz, 2007; Jeffrey K. Liker, 2004; Polk, 2011). Menurut (Rother & Shook, 1999), sistem tarik digunakan jika harus, sedangkan jika bisa buatlah proses terus mengalir.

5. Perfection

Prinsip akhir dari lean adalah perbaikan yang terus menerus. Tingkat kinerja optimum akan dicapai melalui perbaikan terus menerus. Mencari berbagai teknik dan alat perbaikan untuk perbaikan yang berkesinambungan dan mencapai kesempurnaan. (Gaspersz, 2007; Lord & Smith, 2012; Polk, 2011; Womack & Jones, 1996)

Bagian mendasar dari Lean adalah Staf. Mengembangkan staf, memberikan mereka otonomi dan pemberdayaan dalam memecahkan masalah dalam keseharian mereka adalah hal penting dalam praktek Lean.  Untuk keberlangsungan upaya perbaikan maka perlu mengajari dan mengharapkan pemecahan masalah secara tepat oleh semua staf.  Semua staf harus menerima dan menganut budaya lean. Hal ini menjadi kunci kesusksesan penerapan lean. Perbaikan kecil namun dilakukan setiap hari secara progresif merupakan kunci sukses lainnya dalam penerapan lean (Lord & Smith, 2012)

Tujuan dari Lean dapat terwujud dengan menggunakan berbagai macam tools (alat-alat). Berikut adalah beberapa alat untuk melaksanakan Lean:

  1. 5S
    • Sort (seiri), memilah/memisahkan mana yang akan disimpan dan dibuang secara menyeluruh. Dalam pelayanan kesehatan/rumah sakit banyak informasi, material, peralatan yang sudah usang dan masih disimpan dengan alasan mungkin suatu hari akan terpakai.
    • Straighten (seiton), untuk menemukan kembali dasar tata letak yang efektif dan praktis dari proses. Memudahkan pengelompokan alat dan prosedur yang sering digunakan kesekitar mereka. Ini tidak terbatas hanya pada meletakkan sebuah meja, lemari atau pintu tetapi juga bisa seperti merancang sebuah papan pengumuman tentang informasi terkini yang dapat dilihat oleh semua pihak.
    • Shine (seiso), untuk memastikan bahwa kebersihan menjadi bagian dari praktek. Setiap orang bertanggung jawab menjaga kerapihan ruangannya sehingga mereka merasa memiliki dan puas.
    • Standardize (seiketsu), dengan adanya standardisasi dapat meningkatkan keteraturan dan konsistensi. Ini dilakukan dengan mencegah adanya kesalahan pada awal proses. Seperti menetapkan dan mengikuti prosedur mengambil dan mengembalikan catatan medis atau lainnya pada tempatnya sehingga lebih jarang terjadi kesalahan penempatan.
    • Sustain (shitsuke), yaitu komitmen yang berasal dari dalam diri sehingga dapat berkomitmen untuk menjadi yang terbaik. Hal ini juga berarti setiap individu memiliki akuntabilitas dan tanggung jawab untuk aktivitas atau proses tertentu dalam organisasi (Stamatis, 2011)

Dalam Bahasa Indonesia, 5S disebut sebagai 5R yaitu : Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin (Imai, 1997).

2. Kanban

Kanban yang dalam Bahasa Jepang berarti: Kartu, Tiket atau Sinyal. Sistem Kanban adalah suatu sistem yang memberi sinyal kapan suatu barang/komponen harus harus diganti. Taichi Ohno, sang pencipta Toyota way menggunakan cara yang sedernaha untuk memberi sinyal seperti Kartu, kotak kosong. Sinyal atau penanda inilah yang kemudian disebut Kanban. Dalam prakteknya Kanban dapat berupa tanda, poster, papan tanda, baliho atau baliho. Namun harus diingat bahwa mengelola persediaan penyangga merupakan fokus dari sistem Kanban.  Sedangkan persediaan menurut Ohno merupakan waste. Untuk mengurangi waste maka Kanban harus diminimalkan  (Jeffrey K. Liker, 2004)

3. Kaizen

Kaizen artinya melakukan perbaikan terus menerus. “Kaizen adalah filosofi total yang mendorong kesempurnaan dan mempertahankan TPS dalam kehidupan sehari-hari”, (Jeffrey K. Liker, 2004). Sebelum melakukan Kaizen, maka standarisasi pekerjaan menjadi hal yang wajib dilakukan. Ini merupakan fondasi dari Kaizen (Jefrey K. Liker & Meier, 2006). Kaizen memberikan pemahaman dan harus menerapkan beberapa komponen sebagai Konsep utamanya, yaitu : (1) Kaizen dan manajemen, (2) Proses dan hasil, (3) PDCA / SDCA, (4) Mengutamakan kualitas, (5) Berbicara dengan data, (6) Proses berikut adalah konsumen (Imai, 1997)

4. Error Proofing

Error Proofing atau dalam Bahasa Jepangnya Jidoka merupakan alat atau prosedur yang mencegah terjadinya kesalahan (alat anti salah). Di Toyota, Jidoka berarti otomasi dengan sentuhan tangan manusia (mesin dengan intelensi manusia). Pada intinya Jodoka mencegah terjadinya kesalahan. (Jeffrey K. Liker, 2004). Sedangkan menurut (Graban, 2012), Error Proofing merupakan Metode untuk merancang dan meningkatkan proses sehingga mengurangi kesalahan yang mungkin terjadi.

5. Visual Management

Visual Management (Manajemen visual) adalah cara sederhana, namun sangat efektif untuk menunjukkan apa yang harus dilakukan (dengan sebelumnya menetapkan standar).  Manajemen visual adalah tentang pola pikir, Manajemen visual lebih dari teknologi tertentu. Manajemen visual membuat waste, masalah, dan kondisi abnormal menjadi gampang terlihat (cepat terbaca) baik oleh karyawan maupun para manajer (Graban, 2012)

Manajemen visual digunakan agar tidak ada masalah yang tersembunyi. Gunakan manajemen visual atau indicator visual sederhana agar dapat menentukan apakah masih sesuai standar atau sudah menyimpang (Jeffrey K. Liker, 2004). Manajemen visual memungkinkan tim untuk:

  • Melihat pekerjaan yang sedang berlangsung
  • Mengenali sumbatan aliran
  • Menilai tingkat persediaan
  • Mengidentifikasi cacat
  • Melihat penyimpangan dari standar
  • Mengaktifkan intervensi
  • Meningkatkan keselamatan (Lord & Smith, 2012)

Manajemen visual dapat dilakukan dengan dua cara yaitu visual display untuk tujuan memberikan informasi dan Visual control ketika itu berhubungan dengan suatu tindakan (Lord & Smith, 2012)

6. Value Stream Mapping

Ini merupakan langkah kedua dalam prinsip lean. Terdapat banyak value stream yang terlibat dalam pelayanan. Peta value stream berarti mengidentifikasi komponen perjalanan barang/pasien yang menambah nilai atau tidak. Waste dapat terlihat dalam proses pemetaan value stream ini. Staf yang dilibatkan dalam beragam langkah sepanjang perjalanan barang/pasien secara bersama-sama untuk:

  • Memetakan bagaimana proses yang tengah beroperasi
  • Mengidentifikasi semua waste dan penundaan, dengan menggunakan data (Westwood et al., 2007)

 

Menurut (Radnor, 2012), terdapat lima faktor kunci untuk suksesnya implementasi Lean, yaitu:

  • Adanya suatu budaya perbaikan yang berkesinambungan yang dilaksanakan oleh staf seperti diskusi diskusi formal atau informal tentang pemecahan masalah.
  • Manajemen senior menunjukan komitment dan kepemimpinan yang kuat di seluruh organisasi dalam tindakan dan kata-kata.
  • Adanya sumber daya yang memadai termasuk sumber daya keuangan, Waktu, memiliki komitmen perbaikan.
  • Mengembang strategi komunikasi yang jelas dan diimplementasikan melalui jalur yang tepat untuk memastikan pesan sampai.
  • Kesiapsiagaan organisasi untuk mendukung pelaksanaannya.

Radnor (2012), juga mengidentifikasi beberapa hambatan dalam implementasi Lean, yaitu yang berbalikan dengan factor-faktor yang menjadi kunci keberhasilan Lean. Diantaranya adalah kurangnya kepemimpinan, komunikasi yang buruk, tidak ada rasa urgensi, kurangnya metodologi, kurangnya monitoring dan evaluasi, terbatasnya konsultasi dengan stakeholder, kurangnya keterlibatan karyawan dan rendahnya sumber daya untuk implementasi tim.

Faktor-faktor disekitar budaya kepemimpinan, manajemen dan karyawan menjadi hambatan penting yang paling tampak termasuk:

  • Kurangnya komitmen dan disiplin organisasi memiliki untuk melakukan perubahan;
  • Kecemasan atau resistensi terhadap rencana perubahan karena kurangnya komitmen manajerial atau karena staf tidak memiliki keterampilan dan kemampuan untuk bekerja dalam lingkungan yang Lean
  • Manajemen menunggu waktu yang tepat untuk menerapkan lean karena merasa staf tidak siap untuk Lean;
  • Kecurigaan terhadap perubahan dengan karyawan tidak percaya bahwa perbaikan Lean adalah nyata atau akan berkelanjutan;
  • Kurangnya komunikasi yang jelas atau terbuka dengan himpunan pekerja tentang perubahan (Radnor, 2012)
  1. No trackbacks yet.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: