Lean Six Sigma Dalam Pelayanan Kesehatan (bag.2)

LSS bag 2Six Sigma

Six sigma adalah sebuah sistem yang komprehensif dan fleksibel untuk mencapai, mempertahankan dan memaksimalkan sukses bisnis. Six sigma secara unik dikendalikan oleh pemahaman yang kuat terhadap kebutuhan pelanggan, pemakaian yang disiplin terhadap fakta, data dan analisis statistik dan perhatian yang cermat untuk mengelola, memperbaiki dan menanamkan kembali proses bisnis (Pande et al., 2000).

Six sigma adalah strategi perbaikan bisnis untuk menghilangkan pemborosan, mengurangi biaya karena mutu yang buruk dan memperbaiki efektifitas semua kegiatan operasi, sehingga dapat memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan (Nasution, 2015). Six Sigma dapat  memberikan pemimpin dan  kalangan  eksekutif bisnis akan strategi, metodologi, infrastuktur, alat dan tehnik bagaimana bisnis harus dijalankan (Kumar, Antony, & Douglas, 2011)

Knowles (2011) memberikan tiga elemen yang jelas tentang definisi Six Sigma yaitu sebagai: (1) Sebuah Pengukuran, yaitu sebuah definisi statistic sejauh mana sebuah proses bervariasi dari seharusnya, (2) Sebuah target, yaitu angka 3,4 kesalahan/kecacatan dalam sejuta kesempatan dn (3) Sebuah Filosofi, yaitu Sebuah istilah bagi strategi bisnis jangka panjang yang berfokus pada penurunan biaya melalui pengurangan variasi dalam produk dan proses.

Perbaikan atau peningkatan Six Sigma menjadikan ukuran dan statistic sebagai materi kunci. Namun, ukuran dan statistic bukanlah penentu secara keseluruhan. Six Sigma tidak terikat pada satu metode atau strategi tunggal. Dalam kepemimpinan dan kinerja bisnis, Six Sigma merupakan suatu sistem yang fleksibel. Beberapa perusahaan yang telah mengadopsi dan menjalankan praktek Six Sigma telah membuktikan peningkatan keuntungan yang sangat tinggi.  Kisah sukses seperti perusahaan General Electric dan Motorola adalah suatu contoh pencapaian Six Sigma. Dorongan atas ide-ide yang luar biasa dan keinginan yang kuat untuk melayani pelanggan adalah nilai yang ditunjukkan oleh Six Sigma. Sehingga organisasi lain seperti pemasaran, jasa, sumber daya manusia, keuangan dan penjualan juga dapat mengaplikasikan nilai-nilai dari six sigma   (Pande et al., 2000)

Kata Six Sigma merupakan istilah statistik yang mengukur seberapa jauh suatu proses menyimpang dari seharusnya (keadaan sempurna). Mengukur berbagai kekurangan-kekurangan yang ada dalam suatu proses merupakan Inti dari konsep Six Sigma. Hal tersebut berarti dapat menghilangkan berbagai penyimpangan yang ada secara sistematis dan lebih dekat pada pencapaian tidak ada (nol) kecacatan/kekurangan. Proses yang sangat disiplin merupakan inti pendekatan six sigma. Proses ini dapat membantu organisasi fokus pada pengembangan dan memberikan produk atau jasa yang nyaris sempurna (Selvi & Majumdar, 2014)

Six Sigma mampu membawa secara bersama berbagai tema-tema ke dalam sebuah proses manajemen yang koheren. Tema-tema tersebut menjadi “visi” organisasi Six Sigma, yang mencakup : 1) Fokus yang sungguh-sungguh pada pelanggan, 2) Manajemen digerakkan oleh data dan fakta, 3) Fokus pada proses, manajemen dan perbaikan, 4) Manajemen proaktif, 5) Kolaborasi tanpa batas, 6) Dorongan untuk sempurna, toleransi terhadap kegagalan (Pande et al., 2000). Six Sigma dibutuhkan untuk meningkatkan kinerja keuangan dan keuntungan, agar lebih responsive dan focus kepada pelanggan, untuk meningkatkan produk dan kinerja pelayanan serta berkontribusi terhadap pembelajaran organisasi (Knowles, 2011).

Menurut (Pande et al., 2000) adapun langkah-langkah dan uraian kegiatan pada berbagai tahapan metodologi Six Sigma adalah sebagai berikut :

 

  1. Define
  • Identifikasi masalah
  • Menentukan Persyaratan
  • Menetapkan tujuan

2. Mesure

  • Validasi proses/masalah
  • Menyaring masalah/tujuan
  • Mengukur langkah kunci/input

3. Analyze

  • Mengembangkan hipotesis kausal
  • Identifikasi beberapa akar masalah yang penting
  • Validasi hipotesis

 

4. Improve

  • Mengembangkan ide untuk meniadakan akar masalah
  • Solusi dengan pengujian
  • Standarisasi solusi/mengukur hasil

5. Control

  • Menatapkan standar pengukuran untuk menjaga kinerja
  • Memperbaiki kesalahan bilamana perlu

 

Beberapa organisasi bisnis telah menunjukan kesusksesan yang dapat diraih dengan penerapan six sigma. Menurut (Pande et al., 2000) berikut adalah beberapa manfaat yang telah terbukti dari penerapan Six Sigma: (1) Pengurangan biaya, (2) Perbaikan produktivitas, (3) Pertumbuhan pangsa pasar, (4) Retensi pelanggan, (5) Pengurangan waktu siklus, (6) Pengurangan cacat (defect), (7) Pengembangan produk / jasa

Untuk melaksanakan Six Sigma, berikut adalah unsur-unsur pelaksana dan yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan Six Sigma. Mereka adalah para pelaksana teknis dan diklasifikasi sesuai level kemampuannya (Brue & Launsby, 2003; Voehl et al., 2014):

  • CEO/Executive Leaders

Kesuksesan penerapan six sigma di banyak organisasi dimulai dari pimpinan (CEO). CEO perlu memiliki komitmen untuk mewujudkan six sigma. CEO harus memimpin seluruh proyek six sigma dari awal sampai akhir. CEO juga harus menjadikan six sigma sebagai isu penting di seluruh bagian organisasi. (Brue & Launsby, 2003)

  • Champions

Umumnya Champion dipilih dari jajaran manajemen atas untuk menjadi seorang pemimpin, mentor dan pelatih serta mendukung proyek tim dan memastikan sumber daya yang diperlukan. Champion adalah sangat menentukan keberhasilan atau kegagalan proyek six sigma. Champions juga mempromosikan proyek-proyek terpilih, menetapkan tujuan yang terukur, menghilangkan hambatan, dan mendukung Black belt.  Champions mungkin ada di setiap bagian penting dari organisasi. Organisasi juga, mungkin memiliki Champions informal yaitu orang-orang yang mempromosikan penggunaan six sigma dalam kata-kata mereka dan dengan teladan mereka (Brue & Launsby, 2003)

  • Master Black Belt

Master black belt adalah pemimpin tehnis pelaksnaan six sigma. Mereka yang memiliki kemampuan tingkat tinggi dalam proyek six sigma. Mereka sangat menguasai alat-alat dan taktik six sigma. Mereka adalah pembimbing, pendamping para black belt. Mereka juga membantu melatih karyawan. Mulanya tiap 100 balck belt ada seorang master black belt. Pada organisasi yang lebih luas, tiap 30 black belt ada seorang master black belt dan saat ini 1 master balck belt untuk 10-15 orang balck belt. Master black belt berfokus 100% pada proyek six sigma. Mereka fokus pada identifikasi dan mendefinisikan proyek, mengajar, mendampingi dan secara aktif bekerja untuk melembagakan pemikiran six sigma. Master black belt biasanya berdasarkan unit/bagian atau proses tertentu (Brue & Launsby, 2003; Voehl et al., 2014).

  • Black Belts

Black belt adalah penanggung jawab ahli penuh waktu untuk memimpin kegiatan perbaikan dalam six sigma bersama tim.  Mereka telah mengikuti pelatihan perbaikan tingkat lanjut. Mereka adalah agen kunci, penuh dedikasi dan benar-benar terlatih dalam teknik dan alat Six Sigma. Memiliki keinginan yang kuat untuk melakukan sesuatu yang berbeda dan menjadi agen perubahan adalah diantara prasyarat menjadi Black belt. Disamping itu mereka harus memiliki kemampuan interpersonal, komunikasi, dan keterampilan fasilitasi. Meskipun tidak harus seolah ahli statistic, tapi mereka juga perlu memiliki kemampuan matematik sehingga mampu melakukan analisa kuantitatif (Brue & Launsby, 2003; Voehl et al., 2014)

  • Green Belts

Green belt membantu black belts di unit fungsionalnya. Umumnya green belts hanya memperoleh pelatihan yang lebih sederhana dari black belts. Sehingga green belts dapat mengatur kegiatan six sigma yang lebih sederhana pula. Tugas green belts yng lain dilakukan secara paruh waktu di bidang yang terbatas. Biasanya satu green beltls untuk 20 orang. Salah satu cara menyebarkan Six Sigma adalah dengan mengembangkan gren belts (Brue & Launsby, 2003; Voehl et al., 2014)

  • Blue belts

Blue belts adalah seluruh karyawan. Mereka harus dilatih sebagai LSS Blue belts sebagai standar praktek dalam keseharian. Blue belts ini merupakan tenaga kerja resmi yang mungkin tidak pernah mengenal LSS. Namun, mereka harus menjadi bagian dari perbaikan dan budaya LSS dan tahu bagaimana menerapkan konsep LSS untuk kegiatan mereka sehari-hari (Voehl et al., 2014)

Six Sigma dapat memberi kesempatan perusahaan untuk mencapai keunggulan kinerja dalam menghasilkan barang dan jasa pada berbagai macam aktifitas bisnis. Hal tersebut menjadi manfaat dari Six Sigma ketika diterapkan secara lebih luas dan inklusif (He & Goh, 2015)

Beberapa kunci sukses penerapan six sigma meliputi : 1) Hal mendasar adalah Kepemimpinan yang baik, 2) Menghubungkan Six Sigma dengan keinginan pelanggan, 3) Komitmen manajemen, 4) Dasar komunikasi yang baik, 5) Budaya Organisasi (O. Jones & Monks, 2011)

 

Kombinasi Lean Six Sigma

Lean dan Six Sigma adalah dua konsep mutu yang telah banyak di praktekkan di berbagai industri manufaktur maupun jasa. Kombinasi Lean dan Six Sigma telah memberikan dampak signifikan terhadap kinerja mutu organisasi. Menurut Russell & Taylor (2010) Lean Six Sigma adalah salah satu trend terkini dalam konsep manajemen kualitas. Lean Six Sigma atau disebut juga Lean Sigma merupakan kombinasi dari Six Sigma dan “Lean System”. Lean Six Sigma menjadi upaya sistematis untuk mengurangi waste (pemborosan) dan biaya sekaligus menstandarisasi pencapaian kualitas dan keuntungan ekonomi (Polk, 2011).

Lean berfokus pada upaya menghilangkan langkah-langkah dan aktifitas dalam proses yang tidak bernilai tambah. Six Sigma berfokus mengurangi variasi dari langkah-langkah yang bernilai tambah yang tersisa (Arumugam et al., 2012) Penggabungan Lean dan Six Sigma menjadikan Lean Six Sigma sebagai metodologi yang paling popular dan menjadi filosofi operasional seluruh organisasi (Voehl et al., 2014)

Kombinasi dari Lean dan Six Sigma beserta alat-alatnya, peta jalan dan proses manajemen pada dasarnya adalah sebuah proses yang dikelola secara hati-hati. Proses ini dilakukan dengan penjadwalan sistematis dan pelaksanaaan kegiatan-kegiatan inovasinya dapat diajarkan, dipelajari dan dilakukan dengan tingkat keberhasilan yang tinggi (Koning, Verver, Heuvel, Bisgaard, & Does, 2006). Tujuan utama pengembangan Lean Six Sigma adalah (1) Mengurangi resiko dan biaya operasional, (2) Meningkatkan pendapatan, (3) Meningkatkan pelayanan pelanggan, (4) Membangun budaya perbaikan yang berkelanjutan (Shaffie & Shahbazi, 2012). Sedangkan bagi industri jasa, Lean Six Sigma adalah suatu metodologi perbaikan proses bisnis untuk memberbesar nilai bagi pemilik melalui peningkatan kecepatan laju kepuasan pelanggan, biaya, mutu, kecepatan proses dan modal yang diinvestasikan (Bentley & Davis, 2010)

Implementasi Lean Six Sigma yang telah diterapkan pada berbagai unit atau bagian rumah sakit telah memberikan berbagai manfaat. Menghilangkan berbagai hambatan seperti sistem informasi yang rumit, kesalahan dan kelalaian yang dapat meningkatkan resiko keselamatan pasien adalah manfaat ketika Lean diimplementasikan dalam pelayanan kesehatan (Stamatis, 2011). Di unit gawat darurat (Holden, 2010), Laboratorium (Stoiljković, Trajković, & Stoiljković, 2011), Kamar Operasi (Cima et al., 2011), Ruang Perawatan Bedah (Mason, Nicolay, & Darzi, 2014), Pada penerimaan pasien (Bhat, Gijo, & Jnanesh, 2014). Manfaat implementasi Lean Six Sigma di rumah sakit antara lain dapat menurunkan biaya perawatan (Huang, Li, Wilck, & Berg, 2012), menurunkan waktu penyelesaian specimen laboratorium di Gawat Darurat (Sanders & Karr, 2015).

Penerapan Lean six sigma di beberapa negara disamping mempertimbangkan keterlibatkan karyawan dalam upaya perbaikan, juga memiliki desain khusus. (Brännmark & Holden, 2014). Banyak hasil penelitian yang menunjukan dampak dari penerapan Lean Six Sigma. Seperti penurunan waktu tunggu pasien orthopedic dari 14 minggu menjadi 31 jam, peningkatan kepuasan pasien rawat inap dari 68% menjadi 90% (Graban, 2012). Penerapan Lean Six Sigma di unit emergency juga dapat mempercepat aliran pasien, meningkatkan kepuasan pasien, keluaran yang lebih baik. Seperti tingkat hunian pasien naik 70 menjadi 90%, kepuasan karyawan naik dari 30 menjadi 90% (Arthur, 2011b).

  1. No trackbacks yet.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: