Flowchart, Manfaat dan Cara Membuatnya

Flowchart atau bagan alir adalah suatu gambar yang terdiri dari bagan (chart) yang merupakan langkah-langkah terpisah secara berurutan dengan suatu alir (flow) dalam suatu prosedur atau program. Urutan atau aliran dari proses ini ditunjukkan dengan panah, sementara berbagai bentuk atau simbol dapat digunakan untuk menggambarkan langkah-langkah kegiatan atau keputusan dalam proses. Sebuah flowchart pada dasarnya adalah rencana yang harus diikuti ketika proses/program tersebut dibuat.

Flowchart digunakan untuk:

  • Mengembangkan pemahaman tentang bagaimana proses dilakukan.
  • Mempelajari proses untuk perbaikan (merancang sebuah proses “ideal”)
  • Berkomunikasi dengan orang lain bagaimana proses dilakukan.
  • Ketika memerlukan komunikasi yang lebih baik diantara orang-orang yang terlibat dengan proses yang sama.
  • Mendokumentasikan proses.
  • Ketika merencanakan sebuah proyek.
  • Menentukan apakah langkah-langkah dalam proses yang logis
  • Mengungkap duplikasi kegiatan
  • Mengidentifikasi peluang untuk meningkatkan proses

Manfaat

Flowchart biasanya digunakan untuk mengidentifikasi aliran yang aktual / nyata / sebenarnya ada, dibandingkan dengan aliran yang seharusnya (ideal).  Tempat dimana terjadi kompleksitas atau kelebihan suatu proses dapat diidentifikasi pada sebuah flowchart. Selanjutnya tim dapat menyepakati langkah-langkah dalam proses dan membandingkan proses yang ada saat ini dengan proses yang seharusnya. Berikut adalah manfaat lain dari pengembangan flowchart

  • Membantu untuk memperjelas proses yang kompleks.
  • Mengidentifikasi langkah-langkah yang tidak menambah nilai kepada pelanggan internal atau eksternal, termasuk: penundaan; transportasi; pekerjaan yang tidak perlu, duplikasi, biaya tambahan dan kerusakan dalam komunikasi.
  • Membantu anggota tim mendapatkan pemahaman bersama tentang proses dan penggunaan pengetahuan ini untuk mengumpulkan data, mengidentifikasi masalah, fokus diskusi, danmengidentifikasi sumber.
  • Berfungsi sebagai dasar untuk merancang proses baru.
  • Menerangkan logika suatu program
  • Pemahaman hubungan antara langkah-langkah proses yang berbeda
  • Mengumpulkan data tentang proses tertentu
  • Membantu dalam pengambilan keputusan
  • Mengukur kinerja proses
  • Menggambarkan struktur proses
  • Mempermudah dalam pelacakan kesalahan aliran proses
  • Menyoroti langkah-langkah penting dan menghilangkan langkah-langkah yang tidak perlu

Jenis Flowchart

Sequential Flowchart

Flowchart jenis ini merupakan flowchart yang paling umum digunakan. Flowchart  ini mengidentifikasi langkah-langkah atau kegiatan dan poin keputusan bersama dengan input dan output penting dari proses. Selanjutnya diatur dalam urutannya sampai akhir proses. Sebuah flowchart sekuensial sangat bermanfaat dalam menyoroti kompleksitas proses dan mengidentifikasi area masalah dan peluang untuk meningkatkan efisiensi.

Top-Down Flowchart             

Pada flowchart jenis ini, langkah-langkah utama dalam proses disusun berurutan di bagian atas dan langkah-langkah rinci tercantum di bawah setiap langkah besar. Flowchart ini juga bisa saja dikembangkan bersama flowchart jenis lain seperti sekuensial.  Dalam beberapa kasus, flowchart sekuensial akan sangat terbantu dengan adanya Top-Down flowchart untuk setiap langkah besar. Top-down Flowchart juga dapat digunakan sebagai halaman sampul untuk menunjukkan bagaimana semua bagian dari proses berinteraksi.

Deployment Flowchart

Deployment Flowchart ditunjukkan pada Gambar berikut. Gambar ini menunjukkan bagian inti ada di bagian atas sebagai header column.  Bagian inti ini dapat berupa unit fungsional atau individu. Contoh: layanan bisnis, kantor dekan, komite eksekutif, kursi, administrator departemen, mahasiswa. Pada kolom di bawah setiap bagian inti menunjuk  langkah-langkah orang / unit untuk melaksanakan atau bertanggung jawab terhadap proses. Proses ini mengalir dari kiri ke kanan.

“Hybrid” Flowchart

Ini merupakan flowchart alternatif yang merupakan kombinasi dari klasik top-down dan Deployment Flowchart. Flowchart hybrid ini mencakup semua langkah dalam Deployment Flowchart ditambah nama orang. Flowchart ini cenderung tersusun dari atas ke bawah daripada kiri ke kanan.

Cara membuat Flowchart

 1.   Persiapan

·     Kumpulkan orang-orang yang terlibat dalam proses pembuatan flowchart
·     Siapkan kertas besar didinding atau whiteboard
·     Menyetujui tujuan dari flowchart dan jenis flowchart yang akan dibangun
2.   Tentukan titik awal dan titik akhir dari suatu proses/program.
·     Tulis judul diatas rencana bagan flowchart (flipchart atau whiteboard atau kertas A3, dll)
·     Tentukan kapan dan dimana proses dimulai dan berakhir
3.   Tentukan langkah-langkah dalam proses dan tempatkan langkah-langkah tersebut sesuai urutannya.
·     Brainstorming proses yang ada saat ini. Masing-masing tuliskan kegiatan-kegiatan dalam proses. Urutan belum penting meskipun lebih baik jika urut.
·     Atur kegiatan-kegiatan menurut urutannya
·     Jika semua kegiatan telah ditempatkan sesuai urutannya, sambungkan dengan tanda panah untuk menggambarkan aliran nya.
4.   Berjalan mengikuti alir proses
·     Ajak tim/orang lain yang terlibat untuk melihat apakah aliran proses telah akurat dan apakah mereka setuju.

Perhatian:

  1. Tidak usah risau dengan bagaimana menggambar flowchart yang “benar.” Proses dalam flowchart dapat dipahami melalui proses tersebut.
  2. Flowchart sebaiknya digambar dari atas ke bawah, kiri ke kanan
  3. Semua orang terkait dalam proses harus diidentifikasi dan dilibatkan dalam proses flowcharting.
  4. Berikan kesempatan kepada orang-orang yang terlibat dalam proses untuk menggambar ali proses. Tidak perlu minta bantuan personel khusus (orang ahli).
  5. Lebih baik bekerja menciptakan flowchart yang “berantakan” diawal. Selanjutnya baru menggunakan perangkat lunak komputer yang tersedia untuk menggambar diagram alur yang rapi.
  6. Kegiatan didalam bagan alir harus ditunjukan dengan jelas
  7. Masing-masing kegiatan didalam bagan alir sebaiknya digunakan suatu kata yang mewakili  suatu  pekerjaan
  8. Masing-masing kegiatan didalam bagan alir harus didalm urutan yang semestinya.
  9. Kegiatan yang terpotong dan akan disambung ketempat lain harus ditunjukan dengan jelas  menggunakan symbol penghubung.
  10. Symbol-simbol bagan alir yang standar.

Interpretasi 

•      Menganalisis aliran kegiatan saat ini dengan standar praktek atau aliran yang ideal

Simbol dalam sebuah FlowChart

•      Carilah duplikasi kegiatan atau waktu tunggu yang tidak perlu

•      Pertimbangkan kompleksitas proses dan bagaimana hal itu bisa disederhanakan

•      Tentukan apakah ada variasi dalam bagaimana orang yang berbeda mengikuti proses

Simbol-simbol Flowchart
Flowchart terbentuk dari simbol-simbol yang mewakili setiap fungsinya untuk mempresentasikan sebuah alur. Simbol flowchart yang berbeda juga memiliki arti yang berbeda, namun beberapa simbol umum yang digunakan pada flowchart adalah seperti gambar disamping
Iklan
  1. No trackbacks yet.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: