Archive for the ‘ Manajemen Pelayanan Kesehatan/RS ’ Category

Seminar Lean Management di Jember

direktur RSTP Jember

Direktur RSTP Jember, dr. Arya Sidemen, SE, MPH

Salah satu trend terkini dalam manajemen rumah sakit di Indonesia adalah penerapan Manajemen Lean. Dengan Manajamen Lean rumah sakit dapat memberikan pelayanan yang berkualitas dengan biaya yang efisien. Manajemen Lean bukanlah hal yang baru. Manajemen Lean telah menjadi gaya manajemen bagi banyak perusahaan besar di dunia. Sebut saja Toyota di Jepang atau berbagai rumah sakit di Amerika dan Eropa. Toyota misalnya, produsen otomotif kenamaan dari Jepang telah mengembangkan sebuah system yang disebut Toyota Production System (TPS). Pada dasarnya TPS adalah upaya mengurangi atau menghilangkan pemborosan yang tidak perlu (waste). TPS dan apa yang dikembangkan oleh Toyota ini lah yang kemudian kita kenal saat ini sebagai istilah Lean. Toyota mendefinisikan lean sebagai dua komponen yaitu: 1) Total Elimination of waste dan 2). Respect for Peopole. Dalam penerapannya oleh manajemen umum disebut sebagai Manajemen Lean. Manajemen Lean inilah yang telah menjadi kunci keberhasilan Toyota hingga saat ini.

 

Manajemen Lean (Lean Management) merupakan salah satu metode dalam manajemen operasional untuk memperbaiki proses. Manajemen Lean dapat meningkatkan pendapatan, mengurangi biaya dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Metode Lean yang digunakan dalam manajemen Lean ini akan merampingkan proses, mengembangkan proses yang lebih cepat, lebih efisien dan ekonomis, dan memberikan pelayanan yang memuaskan kepada pasien. Menurut Jeffrey K. Liker, seorang Amerika yang terus mengamati dan mengikuti Toyota way yang dilakukan oleh Toyota, Organisasi apapun, proses bisnis manapun dapat menerapkan model keberhasilan Toyota ini.

Bisa jadi semangat perbaikan proses dan terus melakukan perbaikan (continuous improvement) ini telah menginspirasi jajaran manajemen Rumah Sakit  Paru Jember untuk menggelar kegiatan seminar Manajemen Lean (kini RS Paru Jember umum disebut sebagai RSTP-Rumah Sakit Tiga Puncak-karena akan mengembangkan layanan pada tiga pilar utama yaitu : Paru, Bedah dan jantung). Baca lebih lanjut

Lean Six Sigma Dalam Pelayanan Kesehatan (bag.2)

LSS bag 2Six Sigma

Six sigma adalah sebuah sistem yang komprehensif dan fleksibel untuk mencapai, mempertahankan dan memaksimalkan sukses bisnis. Six sigma secara unik dikendalikan oleh pemahaman yang kuat terhadap kebutuhan pelanggan, pemakaian yang disiplin terhadap fakta, data dan analisis statistik dan perhatian yang cermat untuk mengelola, memperbaiki dan menanamkan kembali proses bisnis (Pande et al., 2000).

Six sigma adalah strategi perbaikan bisnis untuk menghilangkan pemborosan, mengurangi biaya karena mutu yang buruk dan memperbaiki efektifitas semua kegiatan operasi, sehingga dapat memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan (Nasution, 2015). Six Sigma dapat  memberikan pemimpin dan  kalangan  eksekutif bisnis akan strategi, metodologi, infrastuktur, alat dan tehnik bagaimana bisnis harus dijalankan (Kumar, Antony, & Douglas, 2011)

Knowles (2011) memberikan tiga elemen yang jelas tentang definisi Six Sigma yaitu sebagai: (1) Sebuah Pengukuran, yaitu sebuah definisi statistic sejauh mana sebuah proses bervariasi dari seharusnya, (2) Sebuah target, yaitu angka 3,4 kesalahan/kecacatan dalam sejuta kesempatan dn (3) Sebuah Filosofi, yaitu Sebuah istilah bagi strategi bisnis jangka panjang yang berfokus pada penurunan biaya melalui pengurangan variasi dalam produk dan proses.

Perbaikan atau peningkatan Six Sigma menjadikan ukuran dan statistic sebagai materi kunci. Namun, ukuran dan statistic bukanlah penentu secara keseluruhan. Six Sigma tidak terikat pada satu metode atau strategi tunggal. Dalam kepemimpinan dan kinerja bisnis, Six Sigma merupakan suatu sistem yang fleksibel. Beberapa perusahaan yang telah mengadopsi dan menjalankan praktek Six Sigma telah membuktikan peningkatan keuntungan yang sangat tinggi.  Kisah sukses seperti perusahaan General Electric dan Motorola adalah suatu contoh pencapaian Six Sigma. Dorongan atas ide-ide yang luar biasa dan keinginan yang kuat untuk melayani pelanggan adalah nilai yang ditunjukkan oleh Six Sigma. Sehingga organisasi lain seperti pemasaran, jasa, sumber daya manusia, keuangan dan penjualan juga dapat mengaplikasikan nilai-nilai dari six sigma   (Pande et al., 2000)

Kata Six Sigma merupakan istilah statistik yang mengukur seberapa jauh suatu proses menyimpang dari seharusnya (keadaan sempurna). Mengukur berbagai kekurangan-kekurangan yang ada dalam suatu proses merupakan Inti dari konsep Six Sigma. Hal tersebut berarti dapat menghilangkan berbagai penyimpangan yang ada secara sistematis dan lebih dekat pada pencapaian tidak ada (nol) kecacatan/kekurangan. Proses yang sangat disiplin merupakan inti pendekatan six sigma. Proses ini dapat membantu organisasi fokus pada pengembangan dan memberikan produk atau jasa yang nyaris sempurna (Selvi & Majumdar, 2014) Baca lebih lanjut

Lean Six Sigma dalam Pelayanan Kesehatan (bag.1)

LSS bag 1Lean Six Sigma merupakan sinergi dari Lean dan Six Sigma (Gaspersz, 2007). Lean adalah metodologi perbaikan proses yang digunakan untuk memberikan produk dan layanan yang lebih baik, lebih cepat, dan dengan biaya yang lebih rendah (Antony & Laureani, 2011). Sedangkan Six Sigma adalah metodologi yang cukup akurat untuk memecahkan masalah dalam proses bisnis (Bentley & Davis, 2010). Six Sigma adalah salah satu perkembangan paling penting dan popular dalam bidang kualitas (Knowles, 2011). Six Sigma memberi potensi keuntungan yang sama-sama signifikan termasuk bagi organisasi jasa dan aktifitas non pemanufakturan (Pande et al., 2000).

Lean Six Sigma (LSS) adalah salah satu pendekatan dan trend terkini dalam konsep manajemen dan perkembangan mutu (Maleyeff et al., 2012; Russell & Taylor, 2010). LSS telah menjadi yang terdepan dari semua yang telah dikembangkan dalam manajemen mutu (E. C. Jones, 2014). LSS adalah toolkit terbaik yang dapat membantu berpikir di luar kebiasaan dalam bisnis (Arthur, 2011a). Menjadikan organisasi dan struktural berfungsi sebagai pelaksanaan mutu merupakan salah satu aspek kunci yang membedakan Lean Six Sigma dari upaya mutu sebelumnya. Lean Six Sigma memperkenalkan infrastruktur organisasi formal untuk berbagai peran implementasi mutu (Antony & Laureani, 2011)

Lean bertujuan untuk menghilangkan pemborosan (waste), memperlancar aliran. Six Sigma bertujuan untuk menurunkan variasi proses dan mengendalikan proses. Integrasi antara Lean dan Six sigma akan meningkatkan kinerja melalui peningkatan kecepatan dan akurasi (zero defect) serta perbaikan terus-menerus menuju customer value (Gaspersz, 2007). Lean dalam pelayanan kesehatan adalah konsep yang sangat jelas yang berhubungan dengan mutu, keselamatan pasien, biaya, waktu tunggu dan moral staf.  Dalam alur pelayanan pasien, fokus lean adalah aliran yaitu dengan mengeliminasi proses yang tidak perlu. Sedangkan fokus Six Sigma adalah Problem-Solving sehingga upaya perbaikan yang dilakukan memiliki kecepatan dan mutu (Arthur, 2011b; Graban, 2012). Mengimplementasikan metodologi Lean Six Sigma dengan benar akan menjadikan kombinasi ini sebagai metodologi yang sangat hebat bagi upaya perbaikan bisnis proses disebuah organisasi (Snyder & Peters, 2004).

Lean menyangkut kecepatan dan efisiensi. Sedangkan Six Sigma adalah tentang presisi dan akurasi. Keduanya pada dasarnya saling melengkapi dan ketika dikombinasikan lean dan Six Sigma dapat mengatasi proses inefisiensi (Lean) dan variasi proses (Six Sigma) sebagai upaya tunggal : Lean Six Sigma (Arumugam, Antony, & Douglas, 2012). Lean telah menjadi kunci keberhasilan Toyota. Menurut Jeffrey K. Liker (2004), Organisasi apapun, proses bisnis manapun dapat menerapkan model keberhasilan Toyota ini. Sedangkan Six sigma telah menghasilkan kisah sukses seperti pada General Electric dan Motorola.

 

Lean

Memurut Womack & Jones (1996), terdapat lima prinsip dasar dari Lean, yaitu :

  1. Value

Value adalah setiap aktifitas yang bermanfaat bagi pelanggan/pasien. Pemikiran lean berfokus pada nilai tambah pelanggan (value), setiap kegiatan yang tidak mempunyai nilai tambah adalah pemborosan (waste). Jika waste dihilangkan, maka pelanggan menerima nilai tambah layanan yang lebih. Metodologi lean memberikan beberapa petunjuk spesifik yang menentukan apa yang menjadi Nilai Tambah bagi pelanggan (Value Added-VA) dan yang tidak memberikan nilai tambah bagi pelanggan (Non Value Added-NVA) serta diperlukan tapi tidak memberikan nilai tambah (necessary but non-value adding-NNVA) (Hines & Rich, 1997). Baca lebih lanjut

Mutu Pelayanan Kesehatan (bag.2)

Mutu yankes Bag 2Upaya perbaikan dalam pelayanan kesehatan juga mencakup pada upaya perbaikan mutu. Terdapat banyak alat dan pendekatan yang bisa dilakukan atau digunakan dalam upaya perbaikan mutu ini. Menurut Ramsom, Joshi, Nash, & Ransom (2011), dalam buku The Healthcare Quality Book, Vision, Strategy and Tools, berikut adalah proses dan pendekatan quality improvement yang bisa dilakukan pada sebuah organisasi pelayanan kesehatan :

  • PDCA/PDSA

Sebagai dasar bagi perencanaan dan pengarahan upaya-upaya perbaikan kinerja organisasi, Walter Shewhart mengembangkan suatu siklus yang disebut sebagai siklus PDCA (Ramsom et al., 2011). Siklus PDCA merupakan penerapan dari konsep pengendalian mutu. Hasil mutu yang optimal dapat diraih  melalui upaya pengendalian mutu yang juga optimal (Prihantoro, 2012).

Menurut Ramsom et al., (2011), langkah-langkah dalam PDCA/PDSA adalah sebagai berikut :

  1. Tahap I : Plan
    • Tujuan: Apa yang coba dicapai? Apakah itu tujuan?
    • Pertanyaan dan prediksi: apa yang Anda pikirkan akan terjadi?
    • Rencana untuk melaksanakan siklus: Siapa? Apa? Kapan? Dimana?
  2. Tahap II : Do
    • Mendidik dan melatih staf.
    • Melaksanakan rencana (misalnya, mencoba perubahan di skala kecil)
    • Dokumen masalah dan pengamatan yang tak terduga.
    • Mulai menganalisis data.
  3. Tahap III : Study/Check
    • Menilai efek dari perubahan dan menentukan tingkat keberhasilan  sebagai perbandingan dengan tujuan.
    • Membandingkan hasil untuk memprediksi.
    • Meringkas pembelajaran.
    • Menentukan perubahan apa yang perlu dilakukan dan apa tindakan yang akan diambil berikutnya.

Baca lebih lanjut

Mutu Pelayanan Kesehatan (bag.1)

Mutu Yanke bag 1Meskipun dalam sejarahnya istilah mutu didefinisikan dalam banyak persepsi, namun pada akhirnya mutu selalu bertujuan untuk memuaskan pelanggan. Sehingga pengertian mutu tidak selalu identik dengan mahal dan serba “wah”, namun bisa jadi dalam bentuk kegiatan sederhana yang efisien, efektif, aman, cepat dan mudah dijangkau. Mutu tidak didapat dengan proses simsalabim atau tiba-tiba. Mutu akan diperoleh melaui pendekatan yang serius, upaya terus menerus dan keterlibatan seluruh sumber daya dalam organisasi.

Mutu merupakan fokus terkini dari setiap pelayanan kesehatan. Mutu menjadi tiga landasan utama dalam pemberian pelayanan kesehatan bersama akses dan biaya. Mutu dapat dicapai melalui pemberian pelayanan yang terjangkau, yang pantas, yang efisien dan hemat biaya, serta terjangkau. Layanan dikatakan bermutu jika layanan tersebut berorientasi pada pelanggan, tersedia, memadai dan mudah dikelola. Beberapa alasan bagi suatu organisasi untuk memperhatikan mutu pelayanan nya antara lain adalah: meningkatnya tuntutatn pelayanan yang efektif dan tepat, perlunya upaya penghematan biaya, tuntutan akreditasi, sertifikasi dan peraturan perundang-undangan, persaingan usaha dan rencana pengembangan pasar, kebutuhan akan upaya perbaikan dan mencapai kesempurnaan, serta pertimbangan-pertimbangan etika (A. Al-Assaf, 2009). Baca lebih lanjut

Peranan Manajemen Operasi Dalam Manajemen Rumah Sakit (2)

 

Peran dan Fungsi nya dalam Pelayanan Rumah Sakit

Rumah sakit adalah salah organisasi yang sangat kompleks. Fungsi utamanya adalah menyediakan/menyelenggarakan  jasa pelayanan kesehatan. Sebagai organisasi, rumah sakit juga memiliki berbagai kegiatan operasi, termasuk kegiatan produksi, pemasaran dan pencatatan keuangan. Konsep manajemen operasi menjadi sangat penting untuk mengelola operasional rumah sakit.

  1. Organisasi Pelayanan Jasa

Rumah sakit adalah salah satu Organisasi pelayanan jasa atau organisasi non-manufaktur. Kegiatan operasinya lebih banyak menghasilkan barang yang tidak berwujud. Seperti kegiatan manufaktur, organisasi jasa dapat dikelompokkan dalam berbagai jenis. Seperti Konsultan, Akuntan, Rumah sakit merupakan Organisasi jasa  yang tidak berhubungan langsung dengan produksi barang. Meskipun demikian kegiatan manajemen operasi tidak hanya memberikan pelayanan barang saja atau jasa saja. Sebuah organisasi/perusahaan dapat memberikan jasa dan juga barang.

Perbedaan barang dan jasa (Herjanto, 2008) :

Beda Produk dan jasa

 

  1. Peran dan Fungsi MO dalam Pelayanan Rumah sakit

Pada masa lalu pengertian produksi hanya dikaitkan dengan unit usaha fabrikasi yaitu yang menghasilkan barang-barang nyata seperti mobil, perabot, semen dsb, namun pengertian produksi pada saat ini menjadi semakin meluas. Produksi sering diartikan sebagai aktivitas yang ditujukan untuk meningkatkan nilai masukan (input) menjadi keluaran (output). Dengan demikian maka kegiatan usaha jasa seperti dijumpai pada perusahaan angkutan, asuransi, bank, rumah sakit, dsb menjalankan juga kegiatan produksi. Secara skematis sistem produksi dapat digambarkan sbb:

Proses barang dan Jasa

 

Sudah diakui bahwa organisasi dan manajemen tidak dapat dipisahkan. Setiap organisasi memerlukan manajemen untuk meraih tujuan organisasinya. Tidak terkecuali institusi penyelenggara pelayanan kesehatan, apalagi sekelas rumah sakit. Semua fungsi manajemen sangat dibutuhkan rumah sakit. Satu diantara fungsi tersebut, bahkan boleh dikatakan yang berperan sangat penting adalah manajemen operasi (Saputro, 2013)

Rumah sakit sebagai organisasi pelayanan kesehatan mempunyai peranana yang sangat penting dalam kehidupan masyarakat saat ini. Oleh kerena itu, rumah sakit harus dapat memberikan pelayanan dengan konsep one stop services, artinya seluruh kebutuhan pelayanan kesehatan dan pelayanan terkait pasien harus dapat dilayani oleh rumah sakit secara cepat, akurat, bermutu dan biaya terjangkau. Untuk melaksanakan fungsi tersebut, saat ini rumah sakit telah mengembangkan diri dengan berbagai model pengembangan, desain, struktur organisasi.

Di rumah sakit, proses manajemen operasional dapat digambarkan seperti berikut (Stevenson, 2004)

Proses Manajemen RS

Manajemen operasi adalah aktivitas manajemen (plan do check action – desain eksekusi perbaikan) dalam menciptakan nilai bagi pelanggan melalui transformasi input menjadi output dengan efektif dan efisien. Manajemen operasi tidak berarti hanya terkait dengan masalah operasional, tetapi menyeluruh dari isu strategis sampai isu operasional. Kalau boleh mengklaim, manajemen operasi adalah inti dari proses manajemen. Karena aktivitas operasi itulah dibutuhkan fungsi manajemen yang lain seperti manajemen sdm, keuangan, dan pemasaran.

Di rumah sakit, terdapat banyak berbagai isu-su strategis. Aspek pembiayaan yang berhubungan dengan BPJS/JKN masih menjadi isu utama yang harus dihadapi manajemen rumah sakit. Proses akreditasi, tehnis pelaksanaan BLUD yang optimal adalah beberapa isu penting lainnya. Termasuk menyiapkan dokumen strategis seperti Business plan/Rencana Strategi Bisnis, Rencana Bisnis Anggaran, serta cara mencapai visi misi rumah sakit. Isu-isu kebijakan, transparansi, kualitas dan efisiensi pelayanan, kepemimpinan dan kapasitas SDM,  pemberdayaan karyawan, hak pasien  juga masih menjadi tantangan operasional rumah sakit.

Rumah sakit pada saat ini dituntut untuk memahami dan menganalisa lingkungan umum dan lingkungan pelayanan kesehatan, menganalisa area yang menjadi fokus pelayanan agar tetap mampu eksis ditengah persaingan dengan competitor. Manajemen rumah sakit juga dituntut untuk memiliki strategi alternative, ketika strategi yang satu tidak bisa (tidak optimal) dijalankan. Strategi yang memiliki nilai tambah bagi pelanggan adalah kunci untuk mempertahankan keberlangsungan organisasi. (Swayne, Duncan, & Ginter, 2006). Fungsi-fungsi ini dilakukan dalam suatu manajemen operasional yang saling mendukung antar unit, bagian dan structural di rumah sakit.

Pada tingkat taktis, rumah sakit harus memiliki perencanaan yang baik mengenai estimasi pasien dan kebutuhan rumah sakit setiap tahun agar rencana kerja tahunan dapat direalisasikan dengan baik. Berdasarkan estimasi tersebut, maka rumah sakit harus memperkirakan sumber daya yang dibutuhkan, khususnya Sumber Daya Manusia (SDM). Manajemen persediaan juga tidak kalah penting dan mendesak mengingat fakta menunjukkan besar sekali biaya yang dikeluarkan untuk persediaan.

Pada tingkat operasional, rumah sakit harus memiliki sistem penjadwalan yang baik, sistem pengendalian kualitas, penanganan antrian di setiap instalasi, pemeliharaan sarana dan prasarana alat, efisiensi sistem pendukung (seperti air, listrik, gas, dan sampah). Ini semua tidak dapat dikelola dengan ala kadarnya. Diperlukan manajemen yang profesional agar misi mulianya kepada para pemangku kepentingannya terpenuhi, juga pengelolaannya efisien (Saputro, 2013)

 

Peranan Manajemen Operasi Dalam Pelayanan Rumah Sakit (1)

Paradigma Baru 

Paradigma BaruSebuah organisasi pada dewasa ini terus menghadapi tantangan dan perubahan zaman. Organisasi dituntut cepat dan tanggap terhadap berbagai perubahan yang ada. Bagi sebuah organisasi modern, mengikuti paradigma baru dan perkembangan kekinian dalam hal produksi barang atau jasa menjadi sebuah keharusan.

Manajemen operasi pada prinsipnya memiliki tiga ruang lingkup, yaitu : Produksi atau operasional (Operation function), Pemasaran (Marketing function)  dan Keuangan (Finance function).

Pada saat ini kita berada pada empat zaman sekaligus yang terjadi secara bersamaan, yaitu : zaman globalisasi ekonomi, zaman teknologi informasi, zaman strategic quality management, dan zaman revolusi manajemen. Pendiri Microsoft, Bill Gates membagi tiga zaman perubahan yang terjadi akhir-akhir ini yang kini dialami oleh masyarakat Amerika. Ketiga zaman tersebut adalah zaman strategic quality management (tahun 1980-an), zaman reengineering (tahun 1990-an) dan zaman kecepatan (tahun 2000-an). Dalam setiap zaman tersebut terjadi perubahan yang luar biasa besarnya terhadap kehidupan manusia. Perbedaannya, pada zaman dahulu, untuk terjadinya perubahan besar memerlukan waktu yang cukup panjang. Kini, dalam zama kecepatan ini maka perubahan-perubahan besar akan semakin radikal, semakin pesat, semakin serentak, semakin pervasive dan semakin sering terjadinya. Konsekuensi bagi setiap organisasi adalah bagaimana, meningkatkan kemampuan untuk beradaptasi, seirama dengan semakin konstan, pesat, serentak dan pervasifnya perubahan lingkungan yang dihadapi (Mulyadi, 2007)

Keadaan ini akan menjadi tantangan bagi semua organisasi termasuk organisasi pelayanan kesehatan semisal rumah sakit. Karena itu, organisasi, manajemen pelayanan kesehatan juga harus mampu dan tanggap lalu menyiapkan diri untuk maju dan berkembang bersama berbagai perubahan itu. Langak terbaik untuk itu adalah melalui penataan manajemen operasi yang dilakukan oleh institusi pelayanan kesehatan khususnya rumah sakit. Baca lebih lanjut