Posts Tagged ‘ Healthcare ’

Peranan Manajemen Operasi Dalam Manajemen Rumah Sakit (2)

 

Peran dan Fungsi nya dalam Pelayanan Rumah Sakit

Rumah sakit adalah salah organisasi yang sangat kompleks. Fungsi utamanya adalah menyediakan/menyelenggarakan  jasa pelayanan kesehatan. Sebagai organisasi, rumah sakit juga memiliki berbagai kegiatan operasi, termasuk kegiatan produksi, pemasaran dan pencatatan keuangan. Konsep manajemen operasi menjadi sangat penting untuk mengelola operasional rumah sakit.

  1. Organisasi Pelayanan Jasa

Rumah sakit adalah salah satu Organisasi pelayanan jasa atau organisasi non-manufaktur. Kegiatan operasinya lebih banyak menghasilkan barang yang tidak berwujud. Seperti kegiatan manufaktur, organisasi jasa dapat dikelompokkan dalam berbagai jenis. Seperti Konsultan, Akuntan, Rumah sakit merupakan Organisasi jasa  yang tidak berhubungan langsung dengan produksi barang. Meskipun demikian kegiatan manajemen operasi tidak hanya memberikan pelayanan barang saja atau jasa saja. Sebuah organisasi/perusahaan dapat memberikan jasa dan juga barang.

Perbedaan barang dan jasa (Herjanto, 2008) :

Beda Produk dan jasa

 

  1. Peran dan Fungsi MO dalam Pelayanan Rumah sakit

Pada masa lalu pengertian produksi hanya dikaitkan dengan unit usaha fabrikasi yaitu yang menghasilkan barang-barang nyata seperti mobil, perabot, semen dsb, namun pengertian produksi pada saat ini menjadi semakin meluas. Produksi sering diartikan sebagai aktivitas yang ditujukan untuk meningkatkan nilai masukan (input) menjadi keluaran (output). Dengan demikian maka kegiatan usaha jasa seperti dijumpai pada perusahaan angkutan, asuransi, bank, rumah sakit, dsb menjalankan juga kegiatan produksi. Secara skematis sistem produksi dapat digambarkan sbb:

Proses barang dan Jasa

 

Sudah diakui bahwa organisasi dan manajemen tidak dapat dipisahkan. Setiap organisasi memerlukan manajemen untuk meraih tujuan organisasinya. Tidak terkecuali institusi penyelenggara pelayanan kesehatan, apalagi sekelas rumah sakit. Semua fungsi manajemen sangat dibutuhkan rumah sakit. Satu diantara fungsi tersebut, bahkan boleh dikatakan yang berperan sangat penting adalah manajemen operasi (Saputro, 2013)

Rumah sakit sebagai organisasi pelayanan kesehatan mempunyai peranana yang sangat penting dalam kehidupan masyarakat saat ini. Oleh kerena itu, rumah sakit harus dapat memberikan pelayanan dengan konsep one stop services, artinya seluruh kebutuhan pelayanan kesehatan dan pelayanan terkait pasien harus dapat dilayani oleh rumah sakit secara cepat, akurat, bermutu dan biaya terjangkau. Untuk melaksanakan fungsi tersebut, saat ini rumah sakit telah mengembangkan diri dengan berbagai model pengembangan, desain, struktur organisasi.

Di rumah sakit, proses manajemen operasional dapat digambarkan seperti berikut (Stevenson, 2004)

Proses Manajemen RS

Manajemen operasi adalah aktivitas manajemen (plan do check action – desain eksekusi perbaikan) dalam menciptakan nilai bagi pelanggan melalui transformasi input menjadi output dengan efektif dan efisien. Manajemen operasi tidak berarti hanya terkait dengan masalah operasional, tetapi menyeluruh dari isu strategis sampai isu operasional. Kalau boleh mengklaim, manajemen operasi adalah inti dari proses manajemen. Karena aktivitas operasi itulah dibutuhkan fungsi manajemen yang lain seperti manajemen sdm, keuangan, dan pemasaran.

Di rumah sakit, terdapat banyak berbagai isu-su strategis. Aspek pembiayaan yang berhubungan dengan BPJS/JKN masih menjadi isu utama yang harus dihadapi manajemen rumah sakit. Proses akreditasi, tehnis pelaksanaan BLUD yang optimal adalah beberapa isu penting lainnya. Termasuk menyiapkan dokumen strategis seperti Business plan/Rencana Strategi Bisnis, Rencana Bisnis Anggaran, serta cara mencapai visi misi rumah sakit. Isu-isu kebijakan, transparansi, kualitas dan efisiensi pelayanan, kepemimpinan dan kapasitas SDM,  pemberdayaan karyawan, hak pasien  juga masih menjadi tantangan operasional rumah sakit.

Rumah sakit pada saat ini dituntut untuk memahami dan menganalisa lingkungan umum dan lingkungan pelayanan kesehatan, menganalisa area yang menjadi fokus pelayanan agar tetap mampu eksis ditengah persaingan dengan competitor. Manajemen rumah sakit juga dituntut untuk memiliki strategi alternative, ketika strategi yang satu tidak bisa (tidak optimal) dijalankan. Strategi yang memiliki nilai tambah bagi pelanggan adalah kunci untuk mempertahankan keberlangsungan organisasi. (Swayne, Duncan, & Ginter, 2006). Fungsi-fungsi ini dilakukan dalam suatu manajemen operasional yang saling mendukung antar unit, bagian dan structural di rumah sakit.

Pada tingkat taktis, rumah sakit harus memiliki perencanaan yang baik mengenai estimasi pasien dan kebutuhan rumah sakit setiap tahun agar rencana kerja tahunan dapat direalisasikan dengan baik. Berdasarkan estimasi tersebut, maka rumah sakit harus memperkirakan sumber daya yang dibutuhkan, khususnya Sumber Daya Manusia (SDM). Manajemen persediaan juga tidak kalah penting dan mendesak mengingat fakta menunjukkan besar sekali biaya yang dikeluarkan untuk persediaan.

Pada tingkat operasional, rumah sakit harus memiliki sistem penjadwalan yang baik, sistem pengendalian kualitas, penanganan antrian di setiap instalasi, pemeliharaan sarana dan prasarana alat, efisiensi sistem pendukung (seperti air, listrik, gas, dan sampah). Ini semua tidak dapat dikelola dengan ala kadarnya. Diperlukan manajemen yang profesional agar misi mulianya kepada para pemangku kepentingannya terpenuhi, juga pengelolaannya efisien (Saputro, 2013)

 

Langkah-Langkah Dalam Siklus PDSA

 

PDSA

Langka-langkah PDSA

PDSA, atau Plan-Do-Study-Act, merupakan siklus (berulang-ulang), empat tahap Model pemecahan masalah yang digunakan untuk meningkatkan proses atau melakukan perubahan.

Siklus PDSA merupakan rangkaian langkah-langkah sistematis untuk memperoleh pengetahuan dan pembelajaran yang berharga untuk perbaikan terus-menerus dari produk atau proses. Juga dikenal sebagai Deming Wheel, atau Deming Cycle, konsep dan aplikasi yang pertama kali diperkenalkan ke Dr. Deming oleh mentornya, Walter Shewhart dari Bell Laboratories yang terkenal di New York (Deming, 2015)

Tahap 1: Plan

Tugas utamanya adalah membuat tujuan yang berdsarkan pelayanan kepada atau keinginan pasien

  1. Membentuk Team

Membentuk sebuah tim yang memiliki pengetahuan tentang masalah atau memiliki kesempatan untuk melakukan upaya perbaikan. Pertimbangkan kekuatan masing-masing anggota tim yang terlibat dengan membawa dan mencari staf yang berpikiran maju. Baca lebih lanjut

PDSA, Salah Satu Proses dan Pendekatan Quality Improvement

Mulai 1 Januari 2014 telah diberlakukannya kebijakan Jaminan Kesehatan Nasional (JKN). Pemberlakuan JKN ini menyebabkan terjadinya perubahan dalam sistem pembiayaan kesehatan. Jika dulu pembiayaan berbentu pembayaran langsung dari pasien (fee for service) kini masyarakat diharuskan secara bertahap menggunakan sistem asuransi yang dikelola oleh BPJS Kesehatan.

Beroperasinya BPJS Kesehatan dapat dinilai sebagai peluang sekaligus tantangan bagi rumah sakit. Pada satu sisi, adanya jaminan pembiayaan dari BPJS memberikan rumah sakit kepastian pembayaran bagi setiap pasien yang dilayani. Pada sisi lain rumah sakit dituntut untuk memberikan pelayanan yang bermutu, Sebab jika tidak, akan ada complain dari pasien maupun BPJS Kesehatan.  Oleh karena itu rumah sakit harus bertindak seefisien mungkin agar biaya produksi yang dikeluarkan tidak melebihi biaya yang dibayarkan oleh BPJS namun tetap dengan kualitas pelayanan yang terbaik dan memuaskan pasien. Pasien adalah aset yang lebih penting dari karyawan dan bangunan serta fasilitas yang dimiliki bagi rumah sakit. Sebab, rumah sakit hanya bisa mendapatkan uang dengan adanya pasien.

Maka kunci untuk mempertahankan pelanggan dalam hal ini pasien dan kepercayaan BPJS kesehatan adalah dengan mempertahankan mutu pelayanan yang terbaik. Mengapa dibutuhkan mutu?  Setidaknya antara lain karena : peningkatan permintaan atas perawatan yang efektif dan tepat, kebutuhan akan standardisasi dan pengendalian penyimpangan, perlunya tindakan-tindakan penghematan biaya, penolokukuran (benchmarking), akreditasi, sertifikasi dan perundangan, persyaratan untuk mendefinisikan dan memenuhi kebutuhan dan harapan pasien, tekanan persaingan dan untuk perluasan pasar, kebutuhan akan perbaikan dalam perawatan dan layanan, keinginan atas penghargaan dan berupaya untuk kesempurnaan, persaingan dan pertimbangan-pertimbangan etika (A. Al-Assaf, 2009; Prihantoro, 2012)

Salah satu prinsip dalam mutu adalah pengendalian mutu (Quality Control).  Pengendalian mutu merupakan suatu pemikiran dasar untuk menilai hasil yang ingin dicapai dalam pelaksanaan proses kegiatan produk atau jasa untuk mewujudkan mutu produk atau jasa yang berkesinambungan dalam konteks memenuhi kebutuhan atau kepuasan pelanggan. Kendali mutu berfungsi untuk menjaga agar suatu system tetap efektif  dalam memadukan pengembangan mutu, memelihara mutu dan memperbaiki mutu produk atau jasa yang dihasilkan, sehingga pelayanan yang diberikan dapat berada pada tingkat yang paling ekonomis dan pada akhirnya pelanggan tetap terpuaskan (A. Al-Assaf, 2009; Prihantoro, 2012) Baca lebih lanjut